Door met mensen een rondje te lopen zie je samen enorm veel. En dat levert altijd wat op. De theoreticus noemt het een gemba walk en ik noem het een rondje over de bouw. En dat laatste kan natuurlijk ook een rondje door het kantoor zijn. Aldus Hans de Waay, trainer, adviseur, interim-manager voor o.a. de bouw en industrie op BouwKennisBlog.
‘Waar beginnen we?’, vroeg de directeur op de eerste dag dat ik bij dit bedrijf langs ging, in het kader van procesoptimalisatie. ‘Zal ik de belangrijkste mensen in mijn bedrijf elk hun verhaal laten doen?’
Waarschijnlijk had de beste man een heel draaiboek in zijn hoofd hoe zo’n dag eruit zou kunnen zien. Ik heb hem vriendelijk gevraagd of dit de aanpak is die hij altijd volgt. Het antwoord verraste mij; hij las de verslagen van de diverse vergaderingen en de functioneringsgesprekken. Dat was meestal voldoende en anders kwam de leidinggevende zelf wel bij hem langs. Dit is natuurlijk ook een manier om erachter te komen wat er in je bedrijf gebeurt.
Op zoek naar verspilling
Mijn aanpak voor deze dag was vooral een heel praktische. Omdat mijn komst was aangekondigd in de organisatie, heb ik gevraagd of iedereen die actief is als projectleider, werkvoorbereider of calculator een uur mee kon lopen over een project in de buurt. De instructie van mijn kant was eenvoudig; zoek de verspilling en bedenk een manier om deze structureel uit te bannen.
Een verspilling is een activiteit waar een klant niet voor wil betalen, die geen functie heeft in het uiteindelijke gebouw of die bijdraagt aan de veiligheid tijdens de werkzaamheden.
Iedereen had een belangrijk hulpmiddel; z’n eigen telefoon. De input van deze opdracht was een foto of nog beter een kort stukje film van hetgeen de kijker een verspilling vindt. Als je de verspilling had gevonden leg je deze vast en bedenkt zelf of samen met de mensen op de bouwplaats hoe deze is ontstaan en op welke manier je ervoor kan zorgen dat deze nooit meer voor gaat komen. Heb je moeite om een verspilling te vinden; vraag het dan aan de mensen op de bouwplaats. Ben je klaar; dan ga je naar kantoor en werk je het uit.
Het bruist van de energie
Om 15:00 uur komen we bij elkaar en presenteren we de bevindingen aan de hele groep. Je mag het mooi uitwerken, maar het moet vooral duidelijk zijn voor iedereen wat de verspilling is en wat de oplossing is om deze te voorkomen.
Na 20 minuten was de helft van de mensen al weer in de auto op weg naar kantoor. Het vinden van een verspilling heeft dus niet veel moeite en tijd gekost, zo hoor ik de directeur beredeneren. Als we zelf een uur later op kantoor terugkomen hangt er een geheel andere sfeer dan toen we vanmorgen wegreden. Het bruist van de energie. Mensen vertellen elkaar over hun bevindingen en er wordt volop gepraat over allerhande oplossingen.
Ik hoor een projectleider en een calculator praten over de plaats waar stickers op de kozijnen zijn geplakt; vol in het zicht en over de aflak. De projectleider had van een timmerman begrepen dat dit per raam minstens een kwartier tijd kost om deze eraf te krijgen en dat het eigenlijk nooit netjes wordt. De desbetreffende timmerfabriek behoort tot een vaste leverancier en het eerste belletje over de stickers was al gepleegd, inclusief de foto met daarop de sticker.
Volgorde van levering
Op een andere plek ging het gesprek over de inrichting van de bouwplaats. Een gesprek tussen een groep van vijf mensen die al snel tot de conclusie kwamen dat hier nooit van tevoren over na werd gedacht of gesproken met de uitvoerder. En dat terwijl er vanaf kantoor veel materialen werden afgeroepen, zonder dat er zicht was op de bouwplaats. Op het filmpje dat gemaakt was, waren mensen te zien die PS schuimblokken over staalprofielen aan het tillen waren. Blijkbaar was het PS schuim veel eerder geleverd dan de staalprofielen die er nu voor lagen, met als gevolg dat twee man al dagen aan het sjouwen waren. Het staal wordt volgens de planning pas over drie weken verwerkt en dat lag nu alleen maar in de weg.
Ook hier een grote mate van tijdverlies en zinloze kosten. Een mooi voorbeeld van een herkenbare verspilling; de tijd van deze mensen kan veel beter gebruikt worden.
En de oplossing ligt ook echt voor handen;
• de afroep volgens planning doen en in samenspraak met de uitvoerder
• een indeling van de bouwplaats maken voor de tijdelijke opslag van materialen (het
idee van een schaakbord kwam langs; vakken met nummers op de bouwplaats)
• leveranciers die niet op afroep leveren maar spontaan komen leveren, weren van de
bouwplaats afroepen door de uitvoerder
Terugkoppeling
Tijdens de lunch was het geen moment stil. Links en rechts waren groepjes mensen op elkaars telefoon aan het kijken, met elkaar in gesprek, werden er schetsen gemaakt en er werd vooral veel gelachen. Blijkbaar is het aanpakken van kansen om verspillingen tegen te gaan ook nog eens leuk werk.
Samen met de directeur en een calculator praten ook wij door over hetgeen we zelf gezien hadden op de bouw. De calculator had dit project vorig jaar berekend en was er daarna nooit op gewezen dat dit project ook daadwerkelijk in uitvoering was. Hij was dan ook blij verrast om te zien dat zijn eigen werk realiteit was geworden. Een terugkoppeling was niet vanzelfsprekend blijkbaar en ook dat is een verbeterpunt dat aandacht verdient.
Om 3 uur zat de kantine vol. Op diverse wangen een kleine blos van opwinding. De directeur trapt af. Hoewel zijn idee van deze dag vanmorgen om 8 uur een geheel andere was, is hij blij verrast met de energie die iedereen vandaag in het werk heeft gestoken. Wellicht werk dat net iets anders is dan gebruikelijk, maar zeker werk dat geld op gaat leveren in de toekomst. Zijn verzoek; als je in de buurt van een bouw bent; neem gerust de tijd om met dit soort acties bezig te zijn. Betrek uiteraard de mensen op de bouw en de uitvoerder en draag zelf bij aan het terugdringen van verspillingen. Leg het vast; zowel de verspilling als de oplossing en draag het over naar de gehele organisatie. En met dat laatste gaan we nu beginnen.
De eerste spreker is een dame; de receptioniste. Zij was met een werkvoorbereider vanmorgen mee de bouw op. Voor het eerst in haar leven en dat ondanks het feit dat ze al 15 jaar bij dit bedrijf werkt. En haar onderwerp was heel praktisch; de hoeveelheid afval op de bouwplaats. Een aantal foto’s kwamen langs van folie, schuim en resthout. Stuk voor stuk kansen op struikelgevaar en het allermooiste; de afvalcontainer stond op nog geen twee meter afstand. Haar simpele punt; gooi het direct in de container en je hoeft het daarna niet een keer extra in je handen te hebben.
De tweede spreker was een werkvoorbereider. Hij had ooit iets voor dit project gedaan, maar was halverwege van het project gehaald wegens haast bij een ander project. Op de bouwplaats had hij gezocht naar een tekening. Juist van het detail waar hij zelf destijds druk mee was geweest. Na een uur gaf hij het op; geen timmerman had de tekening ooit gezien en al helemaal niet gebruikt. Juist dit ingewikkelde detail had hij met veel tijd uitgewerkt en nu was daar blijkbaar niets van terug te vinden. De timmermannen gaven ook aan dat het nu uitgezocht was in het werk en dat er erg veel fouten gemaakt zijn tijdens de uitvoering; ze hadden er meer dan dubbel zoveel tijd voor nodig gehad dan normaal. Conclusie; de tijd van de werkvoorbereider was nu niet benut en op de bouw waren veel meer uren en materiaal nodig geweest.
In de map bij de uitvoerder in de keet lag het detail nog netjes en ongebruikt. De uitvoerder was niet van het bestaan op de hoogte; een overdracht was er ook niet of nauwelijks geweest. Die overdracht was tevens de structurele oplossing.
Een uur later sluiten we af. Van alle mensen krijg ik na afloop een hand en iedereen geeft aan een leuke en zinvolle dag te hebben gehad. Dit mag niet iets eenmaligs blijven en ik zou hetzelfde ook eens moeten doen met de mensen op de bouwplaats. Om 5 uur geef ik de directeur een hand. Ik vertel hem dat ik trots ben op zijn toespraak, vooral dat hij mensen aanmoedigt om er actief tijd in te steken. En tot slot weet hij me alsnog te verbazen; de muur van de kantine wordt een prikbord, met een groot scherm erop. Alle vormen van verspilling en andere kansen krijgen zo een plekje. Om de anderen te informeren en om elkaar te blijven aanmoedigen om door te gaan met deze zoektocht.
Tot slot
In deze tijd van 3D CAD, ERP, BIM, ketensamenwerking, LEAN, scrum en nog veel meer jargon mogen we niet vergeten dat het werk gebeurt door mensen. En mensen raken gewend aan bepaalde zaken. Door met mensen een rondje te lopen zie je samen enorm veel. En dat levert altijd wat op. De theoreticus noemt het een gemba walk en ik noem het een rondje over de bouw. En dat laatste kan natuurlijk ook een rondje door het kantoor zijn.
Wanneer ga jij jouw rondje lopen?
Bron: BouwKennis Blog, auteur Hans de Waay